Türkiye'nin en büyük mobilya merkezlerinden biri olan İnegöl'de iç ve dış piyasaya yönelik üretim gerçekleştiren Nurhas mobilya sektörde NdesigN markasıyla tanınıyor. İnegöl'de; 8500 oturum/ay kapasitesiyle, toplam 20000 m2 kapalı alan üzerinde yer alan modern tesisinde salon ve oturma grupları üreten Nurhas Mobilya, NdesigN olarak üretiminin %40'ını başta Avrupa'ya olmak üzere, Kuzey Afrika, Ortadoğu ve Arap ülkeleriyle birlikte, dünya'da 33 ülkeye ihraç ediyor.

Workcube'ün dikey çözümlerinden mobilya sektörü için geliştirdiği Workcube e-funiture çözümünün uçtan uca uygulandığı Ndesign E-Dönüşüm projesinin süreçlerini ve bugün gelinen noktayı NdesigN Yönetim Kurulu Başkanı Sayın Ahmet Güleç anlatıyor.

"Workcube'ü 2009 Ocak ayından itibaren faal olarak kullanmaktayız."

2008 kasım ayı başında başladığımız implementasyon sürecini daha önce kullandığımız ticari entegre programı dos tabanlı olmasına rağmen, Workcube'ün kullanım kolaylıkları sebebiyle 2 ay gibi kısa bir sürede bu zor süreci aştık. Bahsetmiş olduğumuz gibi siparişin alınmasıyla başlayan ürün yönetimi sürecinde yaşamış olduğumuz eksikliklerin giderilmesine bağlantılı olarak en kritik iş süreçleri ürün kaydı, sipariş alma ve üretim süreci olarak değerlendirebiliriz.

Workcube e-furniture geçiş ve uygulama sürecini Ezgi Bilgisayar'ın yıllardır bu sektörde elde ettiği gerek idari gerekse üretimdeki sektörel bilgisi sayesinde, en karmaşık süreçlerimizi dahi kısa sürede hiç deneme yapmadan direkt uygulama aşamasına getirip, hemen hemen tüm modülleri aynı anda sorunsuz bir şekilde kullanmayı başardık.

Daha önce kullandığınız bir yazılım var mıydı? Bu çapta bir yazılım ihtiyacı nasıl doğdu?

Firmamızın bilgi işlem sürecindeki ilk kullandığı program, dos ortamında çalışan bir ticari entegre program idi. Programı 2007 sonuna kadar satış, finans ve muhasebe işlemlerimizin çözümü amacıyla kullanıyorduk. Ancak ürün yapımızın getirdiği sorunlar, mağaza ve şubelerimizle entegrasyon ihtiyacımız, pazardaki rekabet gücümüzü arttırmak için e-ticaret gereksinimiz, ISO kapsamında zorunlu işleyişlerden oluşan yazışma trafiği, Üretim ve Satış Sonrası hizmet aşamalarının anlık takip ve kayıt altına alma ihtiyacı, web sayfalarımızın dinamik olarak güncellenmesi gerekliliğinden doğan ihtiyaçlar ve kullandığımız farklı diğer yazılımlardaki dataların birbiriyle entegrasyon ihtiyacı bizi yeni, daha güncel ve daha kapsamlı bir program arayışına itti. "Özellikle şube ve mağazalarımızdaki stokları anlık olarak takip etmemiz,stok maliyetlerinin düşmesi açısından etkili oldu."

Workcube ile yollarınız nasıl kesişti? Karar verme sürecinden bahseder misiniz.

Firmamızın kuruluşundan bugüne bilgi işlem konusunda çözüm ortağımız Ezgi Bilgisayar'ın firmamızın işleyişindeki özellikle aksayan süreçleri kökünden çözüme ulaştırabilme konusunda Workcube e-furniture çözümünü firmamıza önermesiyle ürünle tanıştık. İşletme içi kurum müdürlerimiz ile yaklaşık 3 ay demo süreci gerçekleştirdik. 3 aylık inceleme sonunda beklentilerimize cevap bulduğumuz, kurumsallaşma sürecinde firmamıza yarar sağlayacağı kanaati ile Workcube e-furniture çözümünü kullanmaya karar verdik.

Workcube e-furniture mobilya sektörüne özelleştirilmiş bir çözüm. Firmanızın ihtiyaçlarına cevap veriyor mu?

Firmamız sektördeki konumu itibariyle özel sektörde müşteri istekleri doğrultusunda sipariş alma ve üretim yöntemiyle üretim yapıyor. Ürün çeşitliliğinin çok olması, bu ürünlere ait ürün reçetelerinin kontrol altına alınamaması gibi sorunlar yaşamamız, özellikle Workcube e-furniture çözümünün esnek ürün yapısı bu sorunumuzun çözümünde etkin rol oynamıştır. Bugün sipariş alımından üretim planlama ve sonlandırma aşamasına kadar Workcube e-furniture'un sağladığı specli ürün yapısı, müşteri istekli sipariş kaydı, sipariş kaydı ile oluşan ürün reçeteleri, iş emri gruplama, üretimden anlık veri toplama sistemi sorunlarımızın çözümünde etkin rol oynamıştır.

Workcube e-furniture çözümü hızlı ve etkin entegrasyonu sayesinde memnuniyetimizi artırdı."

İmlementasyonda bizim için en kritik sürecin ürün yönetimi, satış siparişi açma, üretim planlama ve sonlandırma süreci olduğunu varsayarsak, Workcube e-furniture çözümü hızlı ve etkin entegrasyonu sayesinde memnuniyetimizi artırdı. Sürecin işleyişini hızlandırması ve kontrol altına alması bizim için en önemli kısım olmuştur. Önceki dönemlerimizde birbirinden kopuk olarak çalışan bazı popüler programlarla bu süreci geçiştirmekteydik. Eski ticari entegre programda ürünlerimizi takip edebilme adına binlerce ürün kartı açmak ve bunlara ait reçeteleri oluşturmak anlamında kullanmaya çalışıyorduk. Ancak sektöre özel olmayan bir başka deyişle tüm sektörlerin ihtiyaçları hesaplanarak kurgulanmış programımızın esnek olmamasından kaynaklı sebeplerden dolayı verim alamıyorduk.

Workcube maliyet ve kar analizi noktasında size nasıl bir fayda sağladı?

Maliyet analizi noktasında bize sağlamış olduğu en önemli fayda, hammadde ürün maliyetlerinin sürekli güncel fiyatlar doğrultusunda, anlık mamül maliyetlerini görme fırsatı yakaladık. Bunu yaparken ekstra çaba harcamadan zaten satın alma kayıtları ile girilen mal alım faturalarının, hammadde maliyetlerini güncelleştirme aşamasında önemli rol oynamasıydı. Özellikle şube ve mağazalarımızdaki stokları anlık olarak takip etmemiz, stok maliyetlerinin düşmesi açısından etkili oldu.

Sevkiyat yönetimini nasıl yapıyorsunuz?

Daha öncesinde sevkiyat planı ve listelerini Excel ortamında manuel olarak oluşturuyorduk. Şu an ise sevk olacak ürünler üretim onay süreciyle birlikte otomatik olarak sevkiyata emir olarak düşüyor. Sipariş sürecindeki verilerle müşterimizin müşterisinin bilgileri de dahil olmak üzere oluşturduğumuz barkodlu etiketleme sistemiyle sevkiyatlarımızı hatasız ve eksiksiz olarak gerçekleştirebiliyoruz.

"Workcube üzerinde satış, satın alma, üretim planlama ve üretim, muhasebe, insan kaynakları, finans, bütçe ve servis yönetimi modülleri olup, B2B partner portalımız ve Şube Yönetimi modüllerini de faal olarak kullanmaktayız."

Workcube'ün Stok takibi ve Satış Sonrası Hizmetlerindeki süreçlere katkısı ne oldu?

Oluşturduğumuz ürün mamül ağaçları sayesinde üretim planlamanın hemen ardından oluşan iç taleplerin manuel olarak değil de programın kendi içinde oluşturduğu analizler sayesinde üretim öncesi siparişlerin termin ve tesliminde çok büyük katkı sağladı. Şu an farklı depolarımızın farklı lokasyonlarındaki gerek mamül, gerek yarı mamül gerekse hammadde miktarları ile satış, satın alma, sipariş ve üretim rezervelerini oluşturarak buna bağlı üretim talep ve emirleriyle oluşan üretim rezervelerini harmanlayabiliyoruz. Böylece aldığımız stok seviye durum raporları doğrultusunda fazla stok depolama ihtiyacı zorunluluk olmaktan çıkıyor. Bu doğrultuda ihtiyaçlarımızı kısa terminlerle temin edebildiğimiz için stok maliyetlerimizi de düşürmüş oluyoruz. Özellikle Satış Sonrası Hizmet (SSH) sürecinde gerçekleşmiş olan servis işlemlerinin firmaya olan mali yansımalarının yanı sıra hammadde stok kayıtlarının takibi ve sevkiyatlarının doğru ve düzenli olarak sevk edilmesi noktasında faydalı olmuştur.

Workcube'ün şirketinize faydaları ne oldu?

Programın web tabanlı olması, şube Yönetim Modülü ve partner portallarının olması ve bu uygulamaların zenginliği sayesinde, içerisinde bulunduğumuz kurumsallaşma sürecinde firmamızı daha etkin konuma ulaştırdı. Özellikle Workcube e-furniture çözümüne has İletişim ve uyarı sistemleri ile bürokrasiden kurtulduğumuzu, sadece işletme içi kurumlar arasındaki onay yazışmalarında kullandığımız kırtasiye ve baskı makinelerinin oluşturduğu maliyet, bilhassa bu yazışmalarda harcadığımız zaman maliyetinin ortadan kalkması en önemli kazançlarımızdandır.

"İşletme içi kurum müdürlerimiz ile yaklaşık 3 ay demo süreci gerçekleştirdik. 3 aylık inceleme sonunda beklentilerimize cevap bulduğumuz, kurumsallaşma sürecinde firmamıza yarar sağlayacağı kanaati ile Workcube e-furniture çözümünü kullanmaya karar verdik. Eski ticari entegre programda ürünlerimizi takip edebilme adına binlerce ürün kartı açmak ve bunlara ait reçeteleri oluşturarak kullanmaya çalışıyorduk. Ancak sektöre özel olmayan bir başka deyişle tüm sektörlerin ihtiyaçları hesaplanarak kurgulanmış programımızın esnek olmamasından kaynaklı sebeplerden dolayı verim alamıyorduk."